一般而言，系统管理员都很聪明你聪明，我聪明，我们都聪明我们靠脑力达成我们的?度境界，而不是靠发达的肌肉当然，好的外表有帮助，但是深入我们的心的是“大脑”的工作平均而言，人在短期内有能力记住7样事情，加减2项（7±2）那么本书读者的平均值呢？我相信你的接近8或9，或者，天啊！你还能边看漫画书，大概有10吧（加3项）
翻开我的工作表，我看大约有20项，哇！这比10项还多很多
我的大脑无论如何也记不住20项，我需要一点外在的存储器，你也是
我希望，当我说“别信赖你的大脑”时，你不要觉得受羞辱
我是不相信自己的，所以每次都写下每个请求无论使用PDA还是PAA，当有人要我做某件事时，我都写下来这变成一则箴言：
每次写下每个请求
我的大脑觉得不被信赖而有点受辱当有人要我做事时，大脑开始叫：“我记得住的！放下PDA，Tom！相信我一次！”但是，所有能让我重新想起客户的请求的灵感，是当我面对客户气急败坏跑来对我抱怨说我没有完成他的请求时，而我只能以蹩脚的理由说：“我忘了”
第二章讨论过委派、记录和执行当我们委派一个工作时，我们不需要记录它，虽然有时聪明地记录它后，可以追踪受委派的人是否完成请求（我们称它为兄弟的守护者）
另外，如果我们要立刻执行请求，就不用写下来如果有人要求你：“请把盐递给我”我不必把“递盐”写到工作表，然后再划掉它，这样很荒谬但是，如果有人要我做某事而我回答：“没问题，等我把这件事做完，就来做你的”我就会记下来别把“当我做完这件事”和“马上就做”搞混事实上，对我而言，不写下来最大的诱因是我认为我记得住下一个要做的事情
我们可怜的大脑它们被我说不能记住每件事而受屈辱但是请记住，大脑也是保持我们自尊的地方有时候，自尊会跨越它的边界，并且过度推销它的好朋友??大脑当你听到自己想说：“我不想写下它”或者“这次我要来个例外，我怎么可能忘记这个请求？”时，记住这是你的大脑自大到像蒙大拿??过度承诺,就好像微软的销售人员试图达到他们的月度业绩配额一样
如果要让大脑觉得受较少的羞辱，记住，别把事情填入无趣的工作表，我们把这件事保留给精力旺盛的工作在第1章，我提及有关爱因斯坦的故事，他试图消除其他脑力工作，像是如何决定每天穿的衣服，然后保留更多的脑力给物理学传说也曾提到，爱因斯坦从来不记地址或电话号码，甚至包括他自己的比较重要的几个号码他写在纸条上塞在他的皮夹里，因此不会用尽珍贵的脑容量当有人问起他的电话号码时，他回答说电话号码在电话簿并礼貌地请人们自己找要像爱因斯坦一样，保留脑力给系统管理
如果有人提出请求而我没带着笔记（这种事通常发生在我上洗手间时），我会直接把责任留给请求者以确认他的请求被记录例如，我会说：“哎呀，我赶着去开会，但又不想忘记你的请求请你答应我寄?求助（这会在请求追踪系统创建一个请求票）E-mail，上面写?Glenn，我需要x-y-z，详情问Tom“我知道，我把记住请求这件事的责任放在笔记上或加在请求者身上，就是别放在大脑内
我不信赖大脑能记住东西，相对地，我信赖纸张一旦写下后，它就在那里如果有10项工作记在纸上，我不用担心它会消失类似“会消失的墨水”这种东西只存在于卡通里，而狗也不会吃掉我的作业
我也信赖PDA虽然我怕PDA坏掉或不知怎么的失去数据，这就是为何我使用PDA的同时备份数据到文件服务器相对于一定程度的我的大脑忘记事情时，PDA就和纸张一样值得信赖
完美的PDA环境
当PDA刚问世且没有多少品种时，我对特定的品种设了一个标准化的环境系统管理团队在文件服务器上设定PDA同步到用户主目录因此，用户数据可以有规律地备份
当PDA坏掉时，我们有备用品，将它放入个人的同步底座，那些数据马上就会回来由于大家都有同样的PDA，当我们在处理坏掉的PDA时，人们很快就拥有备用品
这么做对于使用PDA的团队来说非常方便舒适今天有更多种PDA硬件，使得这种服务较难以提供，但是仍然可以做近似的较小协调
以上是"时间管理的循环系统（二）"的内容，本文的主题是“平均而言，人在短期内有能力记住7样事情，加减2项（7±2）我的大脑无论如何也记不住20项，我需要一点外在的存储器，你也是我不信赖大脑能记住东西，相对地，我信赖纸张一旦写下后 复习方法，它就在那里如果有10项工作记在纸上，我不用担心它会消失”
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