时间管理－－加工处理杂事

时间管理－－加工处理杂事日期：10-27 2014 时间管理 2014:654次

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但是我的几年实践下来，我是加工处理杂事把这个阶段又分成两个动作，清空收件匣及加工处理，让我们开始介绍吧。

a. 清空收件匣:将杂事一件事一件事拿出来,一次加工处理一件事。
b. 加工处理：运用加工处理的流程图，自问自答，将杂事转化成行动。

我觉得加工处理是时间管理中很重要的一部分，创意从收集杂事开始，但是解决问题”problem solving”，就是创意的流程。所有时间管理很好的人，都知道如何开采自己或别人大脑中的创意，并加工处理成可以执行的行动，并加以执行。爱因斯坦曾经说过”创造出问题的同一个脑袋，不可能去解决那个问题。”，所以在做加工处理的工作时，要灵活的转换脑袋（换位思考），才可能的出好的答案，这就让我们开始吧。

1 清空收件匣

为何我们要清空收件匣呢?

因为每天，甚至每天数次清空收件匣的益处是，让我们脱离杂事的牵绊，专心于行动之中，达到更好的做事效率，更能拥有时间去做自己想做的事。以下是清空收件匣的几个要点。

a.一次一件事，一次一粒砂：清空收件匣时，不必管优先次序，每一件杂事都要处理，每件事都要做成决定，完成后再换下一件。
b.有足够的时间清理收件匣：清空收件匣时，常常需要一面清空一面处理（两分钟以下可以解决的事情马上行动），所以最好预留足够时间。
c.先处理最近之事依次向前：以清理电子邮件为例，最后一封信通常有最新的资料，先处理最后一件事，再依次向前处理可以节省重复阅读的时间。

一次一件事才能专注于一件事情并强迫自己做出决定，如此杂事才不会拿出来又放回去收件匣，一再重复阅读一样的资料。

2 加工处理的流程图
加工成行动的流程图有重要的三个问题

a. 这件杂事是什么?
面对一大堆杂事，我们通常没有机会好好思考”这件事是什么？”，但是”重新定义”相当的重要，可以帮助我们厘清问题，采取有创意的解法来解决。

b. 需要我采取行动吗?
有些事无法不适合行动(例如您从收件匣拿出一件餐厅的推荐菜单)，所以这时候您反而是要放入一个合适的资料匣（或垃圾桶）。有些事情可能授权给别人比较合适，这时候您需要的是和被授权沟通。

c. 下一个行动是什么?
一件杂事，我们必须将之厘清为可以行动的叙述，可以问自己两个问题，”我们希望有怎样的成果?”及”达成这个成果的下一步行动为何?”，把杂事转换为行动。

如果您很不习惯把杂事加工成行动，那您可以依照这个流程一步一步培养自己的习惯，利用有系统的方法来训练自己的大脑，是一件值得每天练习的事情。每天时间管理，就是上一个心智及心灵的健身房，锻炼的越久，成效就越好。

3 加工处理之后
一旦你决定了下一步的行动，这时，你就面临着3种选择：
·立即执行：如果2分钟内可以完成的话，就马上去作吧
·指派他人：如果你自己并不是最佳的执行者，就应该想出谁是合适的执行者，交办这件事情
·放入系统：如果两分钟内无法完成，也必须自己动手作，就应该把行动加入我们的行动清单，依照场合放置，以便批次处理

每一件事情都并需做出决定，并执行各种不同的行动，事情不要拿起来又放下去，重复处理同一件事情是浪费时间。

当我们能够完整的收集杂事，并且清空收件匣及加工处理行动后，我们心中总会有如释重负的感觉，这就是时间管理的目的”处于没有压力的状态”。因为对别人或自己的承诺已经都厘清作法，不是已经完成，就是放入后续可以追踪的系统之中。随着行动清单越来越长，我们也要学习组织不同场合的行动，这就是下一堂课的范围了，我们下次见 学习效率 :>

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